Kvalitetsstyring i hverdagen
1. Udfyldelse af arbejdsrapporter
Der skal udføres dokumenteret kvalitetskontrol på alt autorisationskrævende arbejde.Dette udføres på en arbejdsrapport, og hver enkelt montør skal kvalitetssikre sit eget arbejde. I det tilfælde at der bliver indført et elektronisk time/sag styring , med elektroniske arbejdskort, er det ikke så vigtigt at kontrolskemaet ligner det der er forslået i systemet, men mere at de indeholder de samme kontrolpunkter som den oprindelige arbejdsrapport.
2. Tilsyn med det udførte arbejde
Der stilles i KLS-systemet krav om at der udføres dokumenteret tilsyn med medarbejderne.
Tilsynet består af 2 ting:
Tilsyn med at medarbejderne udfylder arbejdssedlerne korrekt. Der stilles krav om at min 10% af rapporterne efterses.
Dette skrives på skemaet "Tilsyn på kontoret" ud for hver enkel medarbejder.
Dette arbejde udføres typisk i forbindelse med faktureringen, hvor man alligevel er inde og kontrollere materialer og timeregistrering.
Det kan også dokumenteres ved at den faglig ansvarlige fx. skriver sin signatur på hver enkel arbejdsseddel, som dokumentation for at sedlen er gennemset.
Derudover stilles der krav om at der i "marken" udføres 2 dokumenteret tilsyn pr medarbejder pr kvartal.
Dette gøres i TjekLet i appen, hvor alle aktive medarbejdere står listet. Det kan også udføres i standard papirform.
Når rapporten er lavet færdig på telefonen, synkroniserer telefonen med internettet, og det færdige tilsyn bliver listet på hjemmesiden, så det altid er nemt at overskue, hvor mange tilsyn der er udført i den aktuelle periode. Derudover kan man også vælge at lave tilsynet på computeren, men det er meningen at tilsynet i marken skal udføres mens man fysisk er ude ved installationen.
Tilsynet udføres mens montøren er i gang med arbejdet, således montøren bliver gjort opmærksom på eventuelle fejl og mangler mens arbejdet er igangværende.
3. Afvigelsesrapporter
Hvis der opdages en større fejl, måske i forbindelse med tilsynet men ikke nødvendigvis, kan der udarbejdes en afvigelsesrapport, hvor der noteres hvad fejlen var. Det kan både være at montøren har misforstået instruksen, fået forket instruks, eller at det måske er materialet/fabrikatet fejlen ligger ved. Grunden til at man kan notere afvigelser, er således man er sikker på at der ikke er andre personen i firmaet der laver samme fejl. Afvigelsesrapporten er således men som videns-deling, og ikke at hænge den enkelte medarbejder ud, selvom det selvfølgelig og kan bruges som et redskab til at finde ud af hvilken montør der har flest reklamationer.
4. Intern efterprøvning
Der skal min 1 gang i årligt udføres en dokumenteret intern efterprøvning.
De fleste af punkterne vil man gennemgå løbende i hverdagen, så den interne efterprøvning er for at sikre punkterne bliver gennemgået med jævne mellemrum.
Den interne efterprøvning indeholder punkterne herunder.Ligeledes er hvert enkelt punkt beskrevet under skemaet.
Den interne efterprøvning må ikke foretages af den fagligt ansvarlige,
men kan sagtens være en anden ansat i virksomheden, fx en kontordame eller en montør.
Den kan også blive udført af en ekstern, som fx. TjekLet.
Punkt 1 - Myndighedsregler:
Her er det meningen at man kontrollerer om man har ajourført normer SBI-anvisninger m.m.
Under fanen "Myndighedsregler" i din profil kan du trykke på "hent nyeste blanket"
Hermed henter du den sendes opdateret blanket, som du kan gennemgå, og kontroller om der er kommet nye normer, anvisninger m.m.
Desuden kan der i dette punkt også kontrolleres, om der er kommet ændringer i vejledninger til de produkter man bruger . Det kan fx. være at kedelfabrikanten nu kræver at der fyldes behandlet vand på kedlen.
Punkt 2 - Prøve og måleudstyr:
Her kontrolleres om det prøve-måleudstyr der er skrevet ind på listen, er blevet kalibreret efter fabrikantens anvisninger. Det kan også være der er kommet nyt udstyr til, som skal skrives ind i skemaet.
Punkt 3 - medarbejderkvalifikationer:
Her kontrolleres om man har husket løbende at få indskrevet evt. nye medarbejdere, og få opdateret kvalifikationerne, hvis medarbejderne har været på kursus. Det kan også bruge til fx. årligt at kontrollere om alle medarbejdere stadig er indehaver af et gyldigt kørekort.
Punkt 4 - Underleverandørleverancer:
Det kan fx. være at der udføres en kontrol af sine forsikringer, at man lige kontrollerer sine priser ved grossisten, eller leasingkontrakter.
Punkt 5 - Arbejdets tilrettelæggelse og udførelse:
Dette punkt kan man inddrage sine medarbejdere i. Det kan være at svendene skal skrive VVS-numre op på de brugte materialer, således faktureringen kan overstå hurtigere. Det kan være svendene skal til at køre noget mere ud direkte hjemmefra. Eller at svendene har et forslag til hvordan hverdagen kan glide bedre.
Punkt 6 - Udfyldte service- og arbejdsrapporter:
Her skrives fx. at man har indskærpet over svendene at det er vigtigt at de sætter kryds i modtage-kontrol,
at de måske skal være bedre til at skrive små bemærkninger om sagen, som i skal vide på kontoret, eller at de skal huske at tage et før/efter billede til brug som dokumentation, hvis der senere opstår en twist.
Punkt 7 - Tilsyn med det udførte arbejde:
Her er det meningen at du som faglig ansvarlig gennemgår om du får lavet de antal tilsyn at dine medarbejder, som proceduren beskriver, det gælder både på kontoret (4T02A) og i marken (4T02B)
Dette er super nemt at overskue, hvis du går ind på fanen "Tilsyn med det udførte arbejde" kan du under hver medarbejder let se hvor mange tilsyn der er udført.
Punkt 8 - Afvigelses- og reklamationsbehandling:
Hvis der har været noteret nogle afvigelser eller reklamationer, gennemgås disse, for at se om der er gengangere. Hvis man fx. gentagne gange har bøvl med en VVB af samme type. Det kan også være hvis man opdager at hver 4 gang leverer grossisten egentlig forkert.
Det kan være godt at nedskrive disse små fejl, da man har en tendens til at glemme de små ting igen, men hvis man har skrevet dem ned, bliver det synliggjort hvor meget tid/penge det egentlig koster.
Punkt 9 - Dokument- og revisionsstyring:
Her kontrolleres om der er sket nogle ændringer i virksomheden, som måske ikke er blevet opdateret i KLS-håndbogen.
Det kan være virksomheden har flyttet adresse, eller fået nyt telefonnummer.
Punkt 10 - Kvalitetsmålsætning:
Her kontrolleres om virksomheden kan leve op til den kvalitetsmålsætning virksomheden har beskrevet i KLS håndbogen. Det kan også være, om hvordan svendene opfører sig ude ved kunderne, hvordan deres firmabil ser ud, hvis man åbner døren. Det behøver ikke kun at have noget direkte med arbejdet at gøre, men egentlig at der påvirker kundens kvalitetsindtryk af virksomheden.
Punkt 11 - Ekstern efterprøvning:
Her kan den seneste efterprøvningsrapport fra ens kontrolinstans tages frem, for at kontrollere om der var noget man skulle gøre anderledes fremover, og om man har fået det implementeret.
Punktet drejer sig også om at det er virksomhedens eget ansvar at blive efterprøvet med et interval der ikke oversiger 24 måneder. Så der skal holdes øje med hvornår virksomheden sidst er blevet efterprøvet.
5. Ledelsens evaluering
Ledelsens evaluering skal foretages af ledelsen. Dette kan være den fagligt ansvarlige, hvis denne også er ejer af virksomheden. Den er ment som et supplement til den interne efterprøvning på VVS, for at finde ud af om den faglig ansvarlige udfører KLS-dokumentationen, som beskrevet i håndbogen.